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断言します、仕事効率爆上げツールはトレロで決まり【設定公開】

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「仕事が思うように進まない、この次は何したらいいんだっけ」「このタスクは今やるべきことなんだろうか」こんな事を思うようになったらアウト。

タスク管理術はどの仕事でも有効で、やるのとやらないのとでは全然違います。

本記事を読むことで日々の業務効率をぐんと上げる事が可能です。

「仕事がありすぎてしんどい、残業地獄から解放されたい」

こんな悩みをお持ちの方、辛い気持ちはわかります。

でもそれって本当に仕事量のせいなんでしょうか?

よくわからないという方はタスク管理ができていない証拠

今からタスク管理術を学びましょう。

「そんな時間ない、勉強するのはイヤだ」

大丈夫です、使うだけで効果のあるタスク管理ツールが存在します、タスク管理術は余裕が出てから学べばOK。

今回は、使うだけで効果のある神ツール「Trello」について紹介したいと思います。

目次

  • タスク管理ツール「Trello(トレロ)」のススメ【最強です】
  • ①-1:Trello(トレロ)の導入【2ステップでOK】
  • Trello(トレロ)の使い方【基本的な操作】
  • ②-1:「ボード」の作成
  • ②-2:「リスト」の作成
  • ②-3:「カード」の作成
  • ②-4:タスク管理【基礎】
  • Trello(トレロ)使いこなし術【超便利】
  • ③-1:ボード名を「メンバー」としてアサイン管理
  • ③-2:ボード名を「ゲーム」として趣味の管理
  • ③-3:ボード名を「学習」として独学の手助けに
  • ③-4:ボード名を「備忘録」としてメモ代わりに
  • ③-5:ボード名を「教室」として講師支援に
  • ③-6:ボード名を「掲示板」として情報の共有化
  • オススメの拡張機能は3つ【デフォルトで入れるべき】
  • ④-1:Card Colors for Trello
  • ④-2:Card Color Titles for Trello
  • ④-3:CardCounter for Trello
  • まとめ:今でもトレロ最強説

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タスク管理ツール「Trello(トレロ)」のススメ【最強です】

タスク管理ツール「Trello(トレロ)」のススメ【最強です】

タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

多機能で高性能、しかも無料で使えるというから驚きです。

タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

基本的にGUIで操作することが可能なので、初心者の方でも簡単に使う事ができると思います。

百聞は一見に如かずです、使い方をみてみましょう。

Trello(トレロ)の導入【2ステップでOK】

まず最初に、トレロを使用するにはアカウントが必要です、トレロアカウントを取得するかGoogleアカウントを使用してログインするかになります。

Googleアカウントでログインして使用することをオススメします。

今回は、Googleアカウントの使用を前提にその手順を紹介したいと思います。

【ステップ1】トレロのログイン画面にいきます

さきほど貼ったリンクから「ログイン」をクリックするか、下記リンクに飛んでください。

「Trello(トレロ)」ログイン画面

【ステップ2】「Googleアカウントでログイン」をクリックしログインする

ログインに成功したらそれで準備はOK。

Trello(トレロ)の使い方【基本的な操作】

操作自体は簡単なので構えることはありません。

まずは「ボード」を作成します。

「ボード」の作成

パーソナルボードの中にある「新しいボードを作成」をクリックします。

パーソナルボードの中にある「新しいボードを作成」をクリックします。

見当たらない場合は、画面左上にある「ボードリスト」をクリックし、その中にある「新しいボードを作成」でもOK。

ボードのタイトルを設定し作成します。

タイトルは変更することも可能なので自由に決めてもらえればOKです、プロジェクト名など大きいくくりで設定する事が多いです。

今回は勤務先の会社名で作成してみます(仮:サンプルワーカー)

次にリストを見てみましょう。

「リスト」の作成

作成したボードにはデフォルトでリストが3つほどあると思いますが、ややこしいので全て削除しちゃいましょう。

リスト右上の「…」をクリックし、「このリストをアーカイブ」を選択することで削除できます。

デフォルトのリストを削除する方法

下記のようになればOK。

リストを全て消すとこんな感じになる

次はカードを見てみましょう。

「カード」の作成

それではリストを作ってみましょう

リストとはカテゴリのようなものです、デフォルトであったように「完了」などが良い例です。

実際に作ってみましょう、画面に表示されている「リストを追加」をクリックします。

リスト名を「完了」にして保存します、これと同じ手順で「業務」のリストを作成しましょう。

下記のようになればOK。

リスト「完了」「業務」の作成イメージ

これで土台はできました、実際にタスクを割り当ててみます。

カードの作成

ここからが肝心です、リストにカードを作成し作業内容(タスク)を割り当てます。

カード = タスク(作業内容)

まず、「業務」リストの中にある「カードを追加」をクリックします。

タイトルを入力し保存します、タイトルには実際の業務タスクっぽく「業務報告」とでもしましょう。

下記のような感じですね。

リスト「業務」に「業務報告」カードを作成する

このように「業務」リスト内に「業務報告」というカードを作成すれば、消化しないといけないタスクを把握しやすくなります。

タスクが複数あってもリストに追加していけば忘れることはありません、どんどん追加しましょう。

カード追加の注意点

慣れてくるとタスク管理が楽しくなってきたりします、この時注意してほしいのが、すぐ終わりそうなタスクは追加しないことです。タスク管理する事自体が手間になったりするので、今すぐ消化可能なタスクはカードに割り当てず消化してしまうことをオススメします。

タスク管理【基礎】

割り振ったタスクを消化したらどうしたらいい

消化済みのタスクは「完了」リストに移動させましょう。

カードの余白をクリックしながら「完了」リストに持っていけばOKです。

消化済みカード(タスク)を「完了」リストに移動させる

こうすることで、何が終わっていて何をしなければいけないのかを明確にすることができます。

自分のタスクを「業務」リストにそれぞれカードで追加していき、消化したら「完了」リストに持っていく

これだけでもれっきとしたタスク管理です。

基本的な使い方を覚えたところで、次はトレロの応用をみてみましょう。

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Trello(トレロ)使いこなし術【超便利】

トレロはアイデア次第で使い勝手も大きく変わります。

何もリストは「完了」と「業務」だけでやる必要はありません。

新しくボードを作成しそこに他に管理したいことを割り振って使うのも便利です。

思いつく限りの例を紹介しますね。

トレロ使いこなし術一覧

  • ボード名を「メンバー」としてアサイン管理
  • ボード名を「ゲーム」として趣味の管理
  • ボード名を「学習」として独学の手助けに
  • ボード名を「備忘録」としてメモ代わりに
  • ボード名を「教室」として講師支援に
  • ボード名を「掲示板」として情報の共有化

それぞれ見てみましょう。

ボード名を「メンバー」としてアサイン管理

ボード名「メンバー」「プロジェクトメンバー」「アサイン」など管理の対象が何かわかればなんでもいいです。

下記をみてみましょう。

ボード名を「メンバー」としてアサイン管理

リストをメンバー名やアサイン名にすることで、割り振ったタスクを把握しやすくなります。

自分が指示を出す側の立場であれば便利ですね。

メンバーの情報なども

上記以外にも、リストを部署別で作成し把握し社員を把握しやすくなんてことも。営業マンであれば、営業先別でリストを作成しクライアントの情報をカードにして商談に役立たせたりもできますね。

ボード名を「ゲーム」として趣味の管理

そのままの意味です、ですのでボード名は「釣り」「読書」とかでもOK。

下記をみてみましょう。

ボード名を「ゲーム」として趣味の管理

上記のようにまとめれば、効率よく取り組むことが可能です。

時間を有効活用したい!なんて人にオススメですね、やりたいゲームが出来たら忘れる前にカード追加しちゃいましょう。

他にもいろいろ使える

読書であれば「読み終わった本・読んでいる本・読みたい本」で分ける事ができますし、釣りであれば「海・川・渓流」で分けてお気に入りのスポットをカードで追加したりしても面白いかもしれません。

ボード名を「学習」として独学の手助けに

勉強はなるべく効率よくやりたいものです、そんな時にもトレロは役立ちます。

ボード名は学習ジャンルに合わせると良さげ、「マーケティング」「プログラミング」など。

下記をみてみましょう。

ボード名を「学習」として独学の手助けに

上記のように管理することで、何を勉強して何をしなければいけないのかを明確にすることができます。

ちなみに私もWEB系を独学で勉強している時に使ってました。

この辺りはいろいろカスタマイズできると思いますので、いろいろ試してみてください。

ボード名を「備忘録」としてメモ代わりに

これは今でも使っています、それくらい便利でオススメです。

先ほど紹介したばかりの「学習」と合わせて使えばかなり強力です。

下記をみてみましょう。

ボード名を「備忘録」としてメモ代わりに

備忘録として残したいカテゴリをリストにして、そこにカードを追加していく感じです。

リストが増えても見やすく、見直す時にも探しやすいので便利です。

ノートにメモを取っても意味をなさない、けれど忘れっぽいという方にオススメです。

ボード名を「教室」として講師支援に

提出物をノートで管理するといろいろと面倒ですよね。

そんな時にはトレロの機能の一つである共有を使えばOK。

下記をみてみましょう。

ボード名を「教室」として講師支援に

共有機能を使えば一つのボードを複数人で共有することが可能になります。

講師は「課題」リストにカードを追加し、受講者は割り振られたカードに回答を記入し「提出」リストに移動させる

こうすればどこでも状況を管理できますし、カード内にコメントを追加することも可能なのでチェックや採点も簡単に行えます。

結構オススメなので試してみてください。

やり方はいろいろ

対象人数が少ないのであれば、受講者の名前でリストを作成し分けてもいいかもしれません。これならいちいちカードに名前を付ける必要もありません、カードを人数分コピーするだけでOK。

ボード名を「掲示板」として情報の共有化

これも結構便利で社員ステータスを確認することが可能です。

下記をみてみましょう。

ボード名を「掲示板」として情報の共有化

これも共有機能を使用します。

リストをステータス別で作成し、そこに社員カードを割り振ることで状況を確認することが可能

つまりは社内によくあるホワイトボードの役割をクラウドに持たせる事が出来るということですね。

カスタマイズは様々

「食事」「公休」など細かくステータスを分けてもいいですし、「掲示板」リストを作成し共有したい情報をそこに追加するのもありです。まさに掲示板です。

いかがでしたでしょうか?

トレロはアイデア一つで使い勝手が大きく変わるという事がお分かり頂けたかと思います。

ところどころカラフルな色やタグみたいなものが付いてたけど、あれ何?

そうでした、トレロには忘れてはいけない機能があります。

それは拡張機能です、実はトレロには様々な拡張機能が存在します。

使うのと使わないのとでは全然違いますので、最後まで読みことをオススメします。

オススメの拡張機能は3つ【デフォルトで入れるべき】

拡張機能には使いやすいものとそうでないものがあります。

ですので、最終的には自分に合った拡張機能を探して頂ければなと思います。

というわけで今回は、トレロを使うなら必ず入れた方がいい拡張機能(プラグイン)を3つ厳選して紹介したいと思います。

というか現在私が使用している設定です。

以下になります。

必須の拡張機能3つ

  • Card Colors for Trello
  • Card Color Titles for Trello
  • CardCounter for Trello

それぞれ解説します。

Card Colors for Trello

Card Colors for Trello

これは設定したラベルの色をカード全体に適用することが出来るプラグインです。

下記をみてみましょう。

ラベルの色をカード全体に適用することが出来るプラグイン

上が適用前、下が適用後です。

今回は「ゲーム」ボードなのでカテゴリ別で色分けしています。

ラベルの色がカード全体に適用され見やすくなっています、ちなみにラベルを複数指定すると色が混ざります。

緑色は「完了」、赤色は「未達成」、黄色は「進行中」などにすることでステータスが一目瞭然になります

ラベル色が見やすくなるとステータス確認も楽になっていいですね!

ラベルの文字列見えなくなってるから逆に使いにくくない?

確かにそうですね、でも安心してください。

そんな時に使えるプラグインを紹介します、次をみてみましょう。

Card Color Titles for Trello

Card Color Titles for Trello

これはラベルを見やすくすることが出来るプラグインです。

さきほど紹介した「Card Colors for Trello」とセットで使う事をオススメします。

下記をみてみましょう。

ラベルを見やすくすることが出来るプラグイン

さっきの疑問を見事に解消しています。

こ、これは見やすい。

是非入れることをオススメします。

CardCounter for Trello

CardCounter for Trello

※現在使用できるか不明、確認がとれ次第リンク追加しむす

最後にこれ、リスト内のカード数を把握しやすくするプラグインです。

カードが増えてくると可読性も落ちてきます、そんな時にカード数が表示されているとざっくり把握することが可能です。

下記をみてみましょう。

リスト内のカード数を把握しやすくするプラグイン

リスト名の右横に数字が表示されているのがわかります。

この数字はリスト内にあるカード数を意味します、カードを追加すれば増えますし、カードを移動すれば減ります。
ちなみに、リスト内にカードがないと0になります。

是非とも入れておきたいプラグインです。

以上プラグイン3つの紹介になります、必ずセットで入れておきましょう。

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まとめ:今でもトレロ最強説

本記事の内容を簡単にまとめました。

  • 仕事が上手くいかない時はタスクを意識する
  • タスク管理には「Trello(トレロ)」を使うべし
  • トレロをカスタマイズすることで多様に対応可能
  • トレロを使う際にはプラグインの使用を推奨

いかがでしたでしょうか?

便利なものが溢れている現在で、それを使わないのは損しているのと同じです。

タスク管理は意識しておいて損はありませんし、必ず役に立つと思います。

これを機会にTrello(トレロ)を使ってタスク管理してみましょう。

きっと世界が変わります。

以上になります。

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